Raccomandate e fax nell'attesa delle email certificate

 

Il problema di dover notificare una comunicazione spinge a cercare soluzioni con valore legale che riducano i tempi di ricezione

 

Alcune volte capita di dover interagire con la macchina burocratica che potrebbe essere una pubblica amministrazione oppure l'area amministrativa per esempio per richiedere le ferie o per portare a termine una certa burocrazia.
Spesso c'è la necessità che si lasci una traccia scritta che la pratica è stata avviata, e magari si vorrebbe che venisse portata a compimento in un tempo ragionevolmente breve.
Purtroppo non tutti ancora accettano le e-mail anche se più recentemente cominciano a diffondersi le caselle di posta elettronica certificata, che ha valore legale, ma non tutti gli uffici ne sono ancora provvisti. Ci farebbe comodo scrivere per esempio su LibreOffice Writer e mettere il file prodotto (magari in formato PDF) come allegato all'e-mail :-)

Certamente con la raccomandata con ricevuta di ritorno abbiamo la certezza che sia arrivata attendendo l'arrivo del cedolino che ne attesti la consegna. Tuttavia oltre alla scrittura con il nostro amato LibreOffice Writer, dobbiamo stamparla, preparare l'intestazione della busta, e cosa ancora peggiore dovremo magari fare una bella coda all'ufficio postale per la pratica dell'accettazione ed affrancatura che parte da 3.90 euro (sarebbero 3.30 euro se non fosse risciesta la ricevuta di ritorno). Tempo stimato (perso): mezza giornata lavorativa.
Bene, ora che la raccomanda è partita arriverà al destinatario con circa 5 giorni lavorativi dall'avvio solo per arrivare alla portineria dell'ufficio. Ora la comunicazione dovrà essere smistata e consegnata al dipartimento competente e quindi al responsabile. Questo scherzo è di circa 2 giorni lavorativi tra il ricevimento della busta nelle mani del custode a quelle del responsabile. In definitiva il lasso di tempo solo nel viaggio dalla consegna all'ufficio postale alla ricezione sono circa 7 giorni lavorativi, in altre parole 10 giorni di calendario.
Poi la pratica dovrà essere lavorata in x giorni prima che sia data una risposta che per semplicità supporremo avvenga telefonicamente in maniera tale che il tempo di latenza sia nullo, almeno tanto per avere un primo responso prima che ci inviino per lettera prioritaria la risposta ufficiale. Per semplicità potremmo anche non considerare quest'ultimo periodo di tempo per lo svolgimento della pratica.
Infine dopo alcuni giorni riceveremo il cedolino di avvenuta consegna all'ufficio, quindi lo riceveremmo dopo una decina di giorni lavorativi pari a circa due settimane di calendario.

Tuttavia sappiamo che quasi tutti gli uffici sono dotati di fax e questo potrebbe aiutarci molto. In Italia le comunicazioni fatte via fax hanno valore legale anche perché abbiamo il responso dell'invio del fax. Tornando ad un esempio concreto, basti pensare che pur perdendo sui 30 minuti per scrivere la pratica su LibreOffice Writer e sia stampata, a questo punto sarà sufficiente mandare un fax direttamente al responsabile del servizio di cui abbiamo bisogno. Supponiamo che vogliamo inviarlo dal nostro tabaccaio di fiducia verso l'ora della pausa pranzo per non gravare sui costi dell'ufficio, in teoria ed in pratica gli oneri fatti per servizio all'interno dello stesso posto di lavoro dovrebbero essere gratuiti. Supponiamo che il fax ci sia costato 2.50 euro ed in totale abbiamo perso un'ora di tempo nel fare il tutto, ed appena è stato inviato abbiamo il responso dell'invio del fax.
Il fax arriverà istantaneamente nell'ufficio del responsabile che lo leggerà secondo il suo ordine per smaltire le pratiche, ma la nostra sarebbe già arrivata direttamente al suo tavolo. Il tempo di latenza è semplicemente quello di invio del fax.
Quindi vorrebbe dire che avremmo risparmiato 10 giorni di latenza per l'invio della raccomandata, che oltre all'affrancatura avremmo perso ore a cui sarebbe possibile associare un valore economico. Anche i tempi per avere il responso dell'invio del fax sono praticamente nulli. Controindicazioni? Nessuna e buon tempo risparmiato a tutti.

Sebbene sia necessario e doveroso riconoscere che negli ultimi anni anche le poste permettano di inviare le raccomandate via Internet evitando la trafila della consegna allo sportello tuttavia peccano ancora di problemi non trascurabili: accettano sono i documenti di MsOffice Word a cui sono stati font specifici, oppure facendo caricare sul server un file di testo, mentre rimane un taboo la possibilità di mandare file PDF, tanto per capire quale possa essere la qualità del servizio offerto.
Inoltre il servizio di raccomandate inviate via Web pecca il fatto che comunque devono essere stampate, imbustate ed inviate non dall'ufficio postale più vicino al destinatario. Da notare che partono dal Reggo Calabria, pertanto il tempo di spedizione dei 5 giorni è ben giustificato, e quindi anche in questo caso conviene ancora ricorrere al fax nell'attesa che si diffondano le e-mail certificate.

 

 

Aggiornamento Recentemente ho scoperto che le raccomandate online possono essere scritte, oltre all'editor dell'interfaccia presente nel sito delle poste, anche come allegato con uno dei seguenti formati doc, txt, tif, xls. rtf, pdf o jpg purché non superi i 3 MiB e fino a 18 pagine in formato A4 verticale.

Prossimamente provvederò a correggere l'articolo in base alle ultime novità.

 

L'ultima modifica alla pagina è del 16-08-2011

 
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